Advokatfirmaet DA NorJus

I 2009 kom det regler om arbeidsgivers rett til å lese arbeidstakernes epost.  Reglene innebærer at arbeidsgiver har rett til å gå inn og lese epost i den ansattes postkasse når dette er:

• Nødvendig av hensyn til den daglige drift, for eksempel hvis arbeidstakeren er syk og det er grunn til å tro at det er kommet meldinger i e-postkassen som krever rask reaksjon.
• Nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser, for eksempel hvis det er sannsynlig at det ligger epost i epostkassen med anklager mot bedriften som det er viktig å imøtegå raskt.  
• Grunn til mistanke om at den ansatte bruker e-postkassen til aktiviteter som bryter grovt mot de plikter som følger av arbeidsforholdet, for eksempel i forbindelse med ulovlig fildeling (musikknedlasting).
• Grunn til mistanke om at arbeidstaker bruker eposten til handlinger som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, for eksempel hvis e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.

Det er ikke lov å forhåndsavtale mer innsyn enn det som står foran.  Men det er ikke noe i veien for arbeidstakeren selv uoppfordret gir arbeidsgiveren rett til innsyn, for eksempel ved uventet sykdom.

Før arbeidsgiveren åpner den ansattes epostkasse, skal han varsle og gi arbeidstakeren anledning til å si sin mening, så sant det er mulig.  I varselet må arbeidsgiver opplyse hvorfor det er ønskelig og lovlig med innsyn og dessuten gi arbeidstakeren rett til å være tilstede når innsyn skjer, og rett til å ha med seg en tillitsvalgt eller annen representant.

Hvis arbeidsgiveren ikke har tid til varsle arbeidstakeren før etter at innsyn er foretatt, må han informere arbeidstakeren etterpå.  Denne informasjonen skal i tillegg til det som står foran innholde opplysninger om hvilken metode som er benyttet ved innsynet, hvilke eposter eller andre dokumenter som er åpnet samt resultatet av innsynet.

Når arbeidstakeren slutter i stillingen, skal epostkassen slettes.  Før sletting skjer, kan arbeidsgiver kreve at arbeidstaker sorterer ut og arkiverer virksomhetsrelatert e-post.

Mange arbeidsgivere kjenner ikke så godt til disse relativt strenge reglene.  Datatilsynet, som håndhever reglene har fått mange klager fra arbeidstakere.  Flere av klagene gjelder arbeidstakere som har sluttet i stillingen, som har benyttet eposten til privat korrespondanse mens de var ansatt og som har opplevd at privat epost er blitt videresendt til noen annen hos den tidligere arbeidsgiveren etter at arbeidstakeren sluttet i jobben.

Det er ikke noe i veien for at det bestemmes i arbeidsavtale eller arbeidsinstruks at bedriftens epostkasser ikke skal brukes til private formål, men da bør nok dette gjelde alle, også sjefer.